L’emploi du secrétariat est exercé majoritairement par des femmes. Le métier du secrétaire a tellement évolué à Paris que beaucoup d’offres de formation préparent les étudiants ayant le bac à s’orienter vers cet emploi en assistant professionnel. Nombreux sont les tâches à réaliser dans le domaine du secrétariat. Si vous êtes intéressé ou vous avez un projet dans ce secteur professionnel après vos études, ou vous voulez connaître le domaine du secrétariat ? Découvrez-les dans ce texte les détails concernant le métier du secrétaire et ce que vous devez savoir dans le domaine du secrétariat.
Le secrétaire
La personne qui travaille dans ce domaine professionnel s’appelle secrétaire. La secrétaire est un employé chargé de rédiger des courriers, de classer des documents et de préparer des dossiers. C’est la première personne interlocutrice de l’entreprise à multiples tâches. Elle est sous le contrôle direct de son employé ou de son supérieur. Cet emploi occupe un rôle majeur au sein d’une entreprise, d’un cabinet ou d’une administration. La tâche du secrétaire se trouve entre l’accueil et les différentes tâches administratives. C’est une tâche qui requiert de la polyvalence. Son efficacité assure le bon déroulement et la gestion au niveau de son service. La formation en bac pro bureautique, la formation en le bac pro administration des fonctions publiques ou encore la formation en bac pro sciences et technologies du management et de la gestion spécialité ressources humaines et communication admettent à de devenir secrétaire.
Le secrétariat
Le secrétariat réalise le traitement administratif des dossiers (la frappe de courrier, la mise en forme de document…) et transfère les informations (e-mail, notes, fax…) au niveau de chaque service suivant l’organisation de l’entreprise. Le secrétariat peut prendre en charge le suivi complet des dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, etc). Il peut coordonner aussi une équipe.
Voici quelques appellations du personnel travaillant dans le domaine du secrétariat
Assistant administratif ou assistante administrative, secrétaire d’administration ou d’intendance universitaire, secrétaire bilingue, secrétaire juridique, secrétaire généraliste, secrétaire administratif ou administrative, secrétaire administratif ou administrative de, secrétaire bureautique, secrétaire polyvalent ou polyvalente, secrétaire d’administration scolaire et universitaire, secrétaire de direction, télésecrétaire, secrétaire trilingue.
Cet emploi s’exerce sur plusieurs offres d’activités au sein et entreprises privées, des établissements publics, des parapublics, en relation avec des différents interlocuteurs ou des services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité…).
Ces activités varient selon la taille, le mode d’organisation et le domaine d’activité et de la structure de ces établissements.
Les métiers dans le secrétariat
- Le secrétaire juridique est l’organisateur dans l’administration dans le domaine droit. Assistant des avocats, des notaires, des huissiers, des juristes. Le secrétaire est nécessaire aux agents de loi.
- L’assistant manager est en collaboration directe avec le cadre supérieur, le chef de service ou le chef d’entreprise. Il est chargé d’assister son supérieur hiérarchique dans la gestion et l’organisation administrative de l’entreprise ou de l’établissement.
- L’assistante commerciale a pour rôle de travailler avec la personne hiérarchique en alternance avec le responsable financier et commercial. C’est son bras droit. Ses tâches rejoignent celle du secrétariat, mais ses missions évoluent dans l’organisation des déplacements et de descente sur le terrain. Elle établit la mise à jour des dossiers avant les rendez-vous client.
- L’assistant de gestion d’entreprise, c’est un assistant de gestion financier ou comptable et administratif des Petites et Moyennes Entreprises et Petites et Moyennes Institutions.
- Le chargé d’accueil, c’est un agent qui a pour rôle d’accueillir et d’orienter les clients et les visiteurs selon leur direction.
- L’opérateur de saisie : c’est une spécialiste du clavier d’ordinateur. Sa fonction est de saisir des documents ou des données, manuscrites ou enregistrées, des informations destinées à alimenter des bases de données sur l’ordinateur.
- Le réceptionniste en hôtellerie gère la réception des entrées et les mises à jour sorties des clients ainsi que le planning de leur réservation.
- La secrétaire médicale est l’agent intermédiaire entre les patients et le médecin. Elle a beaucoup de missions administratives comme la prise de rendez-vous, l’établissement de comptes rendus de chaque consultation et l’accueil des patients en salle d’attente. Elle assiste le médecin dans son travail au quotidien.
- Le sténotypiste de conférences transcrit le procès-verbal intégral des colloques, du congrès, des conseils municipaux… son intervention est à la demande des différents organismes et entreprises : les conseils d’administration, les assemblées générales…
- Le technicien relation multicanal et assure le suivi et le traitement des demandes des clients ou usagers par mails, par les appels téléphoniques et des courriers.
- Le secrétaire assistant travaille avec un ou plusieurs chefs de service hiérarchique. Elle gère les courriers, les appels téléphoniques, la mise en forme de documents, la gestion de l’agenda.
- Le télésecrétaire effectue le travail d’un secrétariat, mais à distance. Les associations et d’autres structures administratives sont les potentiels employeurs.
Exercer le métier de secrétaire, c’est travailler en aidant les gens. Cette aide est d’une grande valeur, car les secrétaires se sentent vraiment utiles. Les domaines d’activité sont diverses. Ce qui est admirable, avec le métier d’assistante, c’est que vous pouvez travailler théoriquement dans n’importe quel domaine, La multitude des tâches. Une assistante peut tout faire, travailler en autonomie. Travailler dans le secrétariat requiert une formation selon le domaine, mais au moins vous devez avoir au minimum une formation administrative ou expérience d’un emploi administratif. Pour information, de nombreuses formations pour booster vos compétences personnelles et des concours administratifs existent si travailler dans le domaine de secrétariat vous intéresse.
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