Pilier de l’entreprise, le métier de secrétariat joue un rôle fondamental dans le fonctionnement des services de l’établissement. Chaque entreprise disposant d’une direction a toujours besoin d’une secrétaire pour assister les dirigeants dans leur travail quotidien. Actuellement, le rôle d’une secrétaire a largement évolué et ses activités sont de plus en plus diversifiées, d’où l’utilisation du terme « assistante ». Cet article délimite les missions, les responsabilités et les engagements liés au travail d’une secrétaire ainsi que les qualités requises pour combler ce poste.
Quelles sont les tâches liées au poste d’une secrétaire ?
En tant que premier interlocuteur entre le directeur et les clients, les missions d’une secrétaire sont nombreuses et peuvent varier selon les exigences de l’entreprise. Parmi ses tâches, une secrétaire est chargée pour les services ci-après :
- L’accueil des visiteurs ;
- La gestion des appels téléphoniques ;
- La prise en charge de correspondance professionnelle ;
- L’organisation de l’emploi du temps du dirigeant ;
- Le classement et l’archivage quotidien des dossiers ;
- L’établissement des tableaux de bord ;
- La rédaction des courriers pour le directeur de l’entreprise ;
- L’organisation des réunions, la prise en note des échanges et l’évaluation les comptes rendus.
Quels sont les différents métiers du secrétariat ?
Il est à mentionner que les missions d’une secrétaire peuvent varier en fonction du secteur d’activité de l’entreprise et de ses besoins. A cet égard, voici quelques métiers liés à l’emploi d’une secrétaire :
Le métier d’une assistante de direction
Une assistante de direction, aussi appelée assistant Management, aide le dirigeant dans la gestion de l’entreprise. A part cela, elle doit assurer la gestion des rendez-vous, de l’emploi du temps du dirigeant et des appels téléphoniques (appels entrants et sortants). Enfin, un assistant Management se charge de l’organisation des événements spécifiques et de la coordination de l’équipe. Pour occuper le poste d’une assistante de direction, il faut avoir un diplôme de BTS Assistant manager (bac+2) ou encore un BTS Assistant de gestion PME-PMI.
Le métier d’une secrétaire comptable
Une secrétaire administrative travaille dans le service financier de l’entreprise. Elle sera chargée pour la gestion des tâches administratives et comptables de l’entreprise. Ainsi, sa mission peut varier en fonction de la taille et de la structure de l’entreprise. Une secrétaire administrative doit aussi s’occuper du suivi du livre comptable, la gestion des relations professionnelles, l’enregistrement des documents comptables et fiscaux, la surveillance des frais généraux et les recouvrements des créanciers. Les formations recherchées pour le métier d’une secrétaire administrative sont BTS Gestion de la PME-PMI et Comptabilité et gestion.
Le métier d’une secrétaire administrative
Pour exercer le métier d’une secrétaire administrative un diplôme BTS Assistant Manager ou encore le DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations) est requise. Ce travail est rattaché à plusieurs tâches, telles que : l’encadrement et l’administration du personnel de l’entreprise, la gestion de la clientèle, la comptabilité, etc. L’avantage de ce poste administratif est que la personne gagne une évolution de la carrière pour une promotion interne.
Quelles sont les compétences et les qualités requises pour exercer l’emploi d’une secrétaire ?
À noter que le rôle de la secrétaire se trouve au cœur du fonctionnement de l’entreprise. Du coup, la personne qui occupe ce métier doit être compétente et qualifiée. Ainsi, voici les compétences qu’une secrétaire doit avoir pour accomplir ses tâches dans l’entreprise :
La communication
Une secrétaire, quel que soit le secteur de l’entreprise, doit toujours avoir un bon niveau de communication pour entretenir les relations professionnelles. En effet, pour accueillir les visiteurs et satisfaire les besoins de la clientèle, la personne doit disposer d’une bonne capacité d’écoute et de compréhension, de synthèse et de réaction.
L’organisation
L’organisation fait également partie des éléments requis pour le métier d’une secrétaire. En effet, une personne mal organisée est incapable d’assumer les responsabilités, et pire encore, cette personne pourra perturber le service de l’entreprise. La classification des documents, la planification des rassemblements et l’administration du personnel nécessitent des compétences organisationnelles importantes.
La fiabilité
Une bonne secrétaire doit être aussi une personne fiable malgré le niveau des responsabilités rattachées à son poste. En effet, les engagements et les heures de travail d’une secrétaire n’est pas toujours bien définis, car le directeur de l’entreprise peut avoir besoin d’aide à tout moment. Du coup, sa secrétaire doit en permanence se tenir prête en cas d’une situation urgente.
La confidentialité
Les secrétaires doivent également être une personne digne de confiance afin de garder les informations confidentielles de l’entreprise. Effectivement, la secrétaire se trouve au cœur des conversations, des transactions et des informations qui circulent dans le bureau. Or, cela nécessite une personne consciente pour ne pas dévoiler les informations secrètes aux autres personnes.
Toutes les entreprises ont besoins d’une secrétaire pour aider, conseiller et assister le dirigeant dans ses tâches. A cet égard, pour bien combler le poste, la personne doit avoir une grande compétence en termes de fiabilité, de gestion, de communication…
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