Quel est le pourcentage de temps de travail consacré à la gestion des mails ?

Quel est le pourcentage de temps de travail consacré à la gestion des mails ?

Pour tous types d’entreprises, l’e-mail est un moyen de communication avec les clients, entre employeur- salarié ou salarié- salarié. Actuellement, beaucoup de salariés passent des heures par jour à consulter leurs emails. Ce phénomène constitue une perte de temps considérable et présente des risques sur la santé mentale des travailleurs durant leurs heures de travail. Combien de temps dure la gestion des emails pour une entreprise ? Comment procède l’employeur face aux heures supplémentaires dues à une mauvaise gestion des emails ? Quelles sont les méthodes à suivre pour bien gérer les mails ?

Combien de temps dure la gestion des emails pour une entreprise ?

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Comme chaque entreprise a son propre projet, chaque boîte a aussi sa propre méthode pour mener à bien ses objectifs, ainsi que la gestion de ses propres tâches. Toutefois, recourir à l’utilisation des emails est incontournable, vu que c’ est une technologie de communication assez avancée.

Une période de longue durée

D’après une étude, un salarié sur cinq met une à deux heures par jour pour la gestion de ses mails dans une entreprise. Concrètement, en moyenne, un salarié consacre 28% de son temps de travail hebdomadaire pour cette gestion, soit à peu près 11 heures par semaine. Le salarié reçoit et envoie  en moyenne 124 emails professionnels au quotidien. D’où au total, cela fait 620 e- mails à gérer chaque semaine avec une moyenne de 1.1 minutes pour chaque mail.

Pendant la journée,  il y a des moments où la consultation de la boîte mail est interrompue, et là le travailleur perd le fil de ce qu’il fait. En moyenne, il faut alors 23 minutes pour se rediriger sur une tâche après cette interruption. Selon la durée de travail de chacun dans une entreprise, quand un salarié suspend son travail pour consulter les emails cinq fois par jour, c’est 1.9 heures de plus qui sont perdus.

D’après toujours cette étude, la durée totale de la consultation des e- mails avec l’envoi des réponses et le temps de recentrer sur le travail atteint 1048 heures par an, soit 52% de son temps de travail. Ce calcul est une estimation moyenne. En tout, quel que soit le domaine d’activité, l’e- mail n’échappe pas à la journée de travail de chacun.

Beaucoup d’heures qui entraîne du stress

Suite à cette longue période de consultation et d’envoi des réponses emails, les travailleurs ont de la peine à se distancier avec leur entreprise. Ainsi, la gestion des mails occupe un grand temps dans la journée des travailleurs et cela présente des risques graves sur la santé mentale. C’est une source de stress.

Comment gérer les heures supplémentaires dues à une mauvaise gestion d’e-mail ?

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Dans une entreprise, en dehors de l’horaire de travail,  il y a des temps où les employeurs sont obligés de prolonger les heures de travail des salariés.

Majoration des heures supplémentaires

A cause des temps perdus par la gestion des mails, la tâche principale n’est pas finie. Selon la loi du travail, il faut payer les heures supplémentaires si les heures de travail par jour et par semaine sont bien détaillées. En d’autre terme, le salarié doit percevoir un surplus de rémunération à part son salaire brut.

Le montant mensuel (net et brut) du Smic et le taux horaire minimum à partir de 2022

Informations sur le Smic : le Smic est « le Salaire Minimum Interprofessionnel de Croissance », instauré en France depuis 1970. A partir du 1er Janvier 2022, le montant du Smic mensuel brut est de 1603.12 euros sur la base de 35 heures de travail par semaine. Ceci donc, avec un Smic brut horaire de 10.57 euros. Le montant du Smic mensuel net est alors de 1269.45 euros. Ceci, avec un Smic net horaire de 8.37 euros. L’employeur déduit les cotisations salariales de la valeur du Smic brut pour avoir le Smic net. Le Smic est calculé en temps partiel ou en temps plein. Lorsqu’on touche le Smic, on peut bénéficier d’un complément de salaire grâce à la prime d’activité. Il ne faut pas percevoir un salaire inférieur au Smic.

Quelles méthodes suivre pour bien gérer les mails ?

Dans une entreprise, les emails mal gérés sont contre- productifs et sont source de stress alors que lorsqu’ils sont bien gérés, cela aide le personnel à être plus efficace. Découvrons les meilleures pratiques à suivre afin de ne pas se laisser déborder par cette messagerie. Voici le guide :

  • Limiter l’ouverture de la messagerie : il faut éviter d’ouvrir la messagerie à chaque fois. Certains travailleurs consultent maintes fois leur boîte mail.
  • Évacuer un maximum d’emails : dès l’ouverture de la boîte mail, il faut parcourir ensemble les mails. 
  • Réponse automatique : faites programmer un message automatique pendant l’absence. La communication reste préservée. 
  • Répondez l’email le lendemain : ne pas répondre tout de suite les mails reçus pendant la journée car cela entraîne une déconcentration sur la tâche. 
  • Éteindre le téléphone lors de la consultation de la boîte de messagerie.
  • Faire la boîte de réception en un outil d e travail : classer les mails en fonction des mails urgents c’est-à-dire qu’il faut placer les mails urgents dans un répertoire spécialement dédié. Il faut exploiter les fonctionnalités performantes que la boîte de messagerie professionnelle dispose.

Ainsi, la gestion des mails occupe une majeure partie de la journée de travail des employés  (11 heures par semaine soit 28%). Il faut de ce fait trouver le moyen de bien gérer les mails pour éviter les pertes de temps et les conséquences néfastes au niveau du cerveau.

Bonnie

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