Le secrétaire administratif tient une place importante pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Actuellement, les secrétaires doivent avoir des compétences polyvalentes et des capacités à gérer des responsabilités croissantes. Devenir secrétaire administratif, c’est avoir comme base de mission la gestion des tâches administratives d’une société. Si auparavant, le profil et critère requis est identique pour tous, les responsabilités ou les rôles peuvent changer en fonction du secteur d’activité. Le secrétariat ou assistanat sont des domaines dans lesquels les secteurs d’activité et la taille d’une société sont variés. C’est la raison par laquelle les formations professionnelles en secrétariat ou assistanat font partie des reconversions professionnelles les plus réussies. A travers cet article, découvrez ce que c’est qu’une assistante administrative, ses attributions au sein de la société et enfin les diplômes requis pour être qualifiés de secrétaire administrative.
Le secrétaire administratif
Le secrétaire administratif participe de façon active au bon fonctionnement de l’entreprise. Elle a plusieurs tâches à effectuer pouvant être diverses et variées.
Définition
Les secrétaires administratifs ont des missions capitales et essentielles dans une organisation. Le secrétaire administratif s’occupe des différentes tâches administratives. Il peut être source de proposition, car il est le noyau de l’entreprise et grâce à ses échanges avec les différents services. Ses fonctions varient suivant la société à laquelle il est rattaché.
Un secrétaire administratif est le spécialiste des tâches administratives au sein du secteur public. Il est en charge de gérer les personnels, la tenue de comptabilité, la rédaction des documents administratifs divers et doit être en bonne relation et communication avec tous les employés.
Un secrétaire administratif a pour fonction de gérer les tâches administratives dans une société privée ou dans la fonction publique. Sa fonction est d’alléger les tâches du chef de service ou le supérieur hiérarchique de ses tâches administratives. Il peut être placé au sein de différents départements : la comptabilité, les ressources humaines, le service commercial, etc.
L’étendue exacte de ses rôles peut être très différente d’une structure à une autre. Certains secrétaires ont des responsabilités alors que d’autres s’occupent uniquement des tâches simples. Certains ont des tâches très spécialisées, tandis que d’autres s’occupent de la gestion administrative de nombreux domaines (les ressources humaines, la comptabilité, le juridique, etc.)
Les attributions
Voici quelques attributions fondamentales d’une secrétaire administrative :
- Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes et besoins ;
- Exécuter le traitement administratif des dossiers ;
- Réceptionner et transmettre les appels téléphoniques ;
- Réceptionner, rédiger et transmettre les différents courriers et mails ;
- Gérer et effectuer la mise à jour de l’agenda et les déplacements de sa hiérarchie ;
- Organiser les différentes réunions, prendre notes les échanges et rédiger les comptes rendus ou reporting ;
- Classer et organiser de documents et dossiers.
Les diplômes requis pour être secrétaire administrative
Pour devenir une secrétaire administrative, voici les diplômes et la formation que vous devrez avoir.
Par voie de concours
Pour passer le concours de secrétaire administratif, il faut avoir le diplôme du baccalauréat. Un bac + 2 ou un bac + 3 dans les secteurs suivants : la gestion, l’administration, la communication et le juridique. 3 niveaux de concours doivent être parcourus par les candidats pour accéder au poste secrétaire administratif de l’Etat : le concours en interne, le concours en externe et un autre concours au niveau de la fonction publique. Ces concours sont organisés par l’Éducation Nationale pour l’ensemble de tous les ministères. Le concours externe pour intégrer le 1er grade est destiné pour ceux qui possèdent le BAC, mais il est possible de passer un concours pour intégrer directement le 2nd grade avec un niveau BAC+2.
Une insertion rapide : le CAP au Bac professionnel
Il est bien envisageable de s’orienter vers les métiers du secrétaire administratif et de l’assistanat après la fin du collège. Ainsi, il y a plusieurs niveaux de diplômes. Du diplôme CAP jusqu’au niveau bac professionnel, qui permet de connaître les bases du métier et aide à trouver un emploi.
Les formations administratives : deux ans en BTS ou trois ans en BUT
Le niveau bac+2 est le diplôme le plus souhaité par les employeurs en termes de formation pour pouvoir exercer le métier de secrétaire administratif. Cela fournit aux étudiants une meilleure expertise et de la polyvalence. Concernant la formation en BTS, il existe 2 formations qui préparent au métier de secrétaire administratif : la formation en management et la formation en Gestion de la Petite et Moyenne Entreprise.
Si cette profession attire autant des jeunes aujourd’hui, c’est que le métier de secrétaire administratif offre une réelle stabilité d’emploi et financière. Les secrétaires restent cinq années en moyenne au même poste, et il y a une évolution de salaire suivant l’ancienneté. Il est fortement recommandé, si vous voulez travailler en tant que secrétaire administratif dans un secteur public ou un secteur privé, d’obtenir au minimum le BAC et un BTS.
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