Aujourd’hui, l’externalisation des activités est devenue un phénomène dans les secteurs de l’informatique, du numérique, de la technologie de l’information et de la communication ou TIC et bien d’autres encore.
Ces dernières années, le travail de secrétariat a rejoint le wagon de l’externalisation. Le télésecrétariat est de plus en plus courant et touche plusieurs secteurs allant du juridique au médical. Mais à quoi ressemble exactement une activité externalisée et quels en sont les coûts ?
Les avantages de l’externalisation du télésecrétariat
L’externalisation du secrétariat, y compris des tâches et des services, est avantageuse pour les professionnels non seulement pour des raisons financières mais aussi pour des raisons techniques telles que la gestion quotidienne des activités. Les entrepreneurs sont en majorité à externaliser leurs activités en raison des avantages que leur apporte le télésecrétariat :
- Réduction des coûts : en Europe, engager un télésecrétaire ou un assistant à distance coûte moins cher que d’engager dans la métropole. C’est pourquoi les professionnels optent pour cette solution ;
- Amélioration de la qualité des services : l’objectif de tout professionnel est de gagner en notoriété, en visibilité et surtout en profit. Confier certaines responsabilités au télésecrétaire est le meilleur moyen de promouvoir l’entreprise et de satisfaire les besoins des clients. Elle nécessite des compétences et selon le profil d’un indépendant, il peut effectuer tous types de travaux et de services même à distance ;
- Garantir la continuité du service : D’une part, du point de vue interne d’une entreprise, si elle externalise son secrétariat, elle anticipe toutes sortes d’absences qui peuvent survenir au cours de l’année. Quel que soit le nombre de congés et de permissions accordés par les employés, aucun poste ne serait vacant grâce à l’embauche d’un télésecrétaire. D’autre part, la permanence téléphonique est la meilleure forme de communication qu’une société puisse avoir avec ses clients. La domiciliation des services dans un pays autre que la métropole permet de maintenir la communication et de garder le standard ouvert même pendant la pause déjeuner des employés.
Pourquoi opter pour cette nouvelle forme de domiciliation ?
Pour rappel, outsourcing est le terme anglais qui désigne l’externalisation des activités et/ou services d’une entreprise ou d’un cabinet juridique et médical vers un pays autre que la métropole où l’organisation est basée. Il existe des cas dans lesquels les sociétés peuvent externaliser diverses tâches et même le travail en général :
- Faire appel à un prestataire de services : en règle générale, ce type de collaboration est de courte durée. Ce type d’externalisation est principalement utilisé en cas d’urgence en termes de deadline ou en cas de surcharge de travail. En effet, les coûts peuvent être plus élevés par rapport à d’autres formes de prestation de services ;
- Faire appel aux services d’un freelance : un freelance est souvent polyvalent et peut couvrir le travail d’un télésecrétaire que ce soit juridique, médical ou autres. Il offre à son client un service et une solution à long terme dans la gestion des activités qui lui sont confiées. Un freelance peut à la fois agir en tant que secrétaire, assistant et même gestionnaire. Son travail exige une grande qualité, des compétences et surtout une grande polyvalence afin de répondre à chaque offre qui lui est faite.
Les secteurs d’activité concernés par le télésecrétariat
L’augmentation de la productivité est l’une des raisons et des avantages de l’embauche d’un assistant ou d’une secrétaire à distance. Certains entrepreneurs et professionnels se tournent vers cette forme de domiciliation d’entreprise afin de se rapprocher de leurs clients et de les satisfaire. Compte tenu de sa qualité, de ses compétences et de son professionnalisme, un télésecrétaire accomplit ses tâches à la perfection. Les principaux domaines les plus touchés par cette forme de travail à distance sont :
- Cabinet juridique : une secrétaire juridique s’occupe des dossiers des clients, prend des rendez-vous, établit des offres, établit des devis et autres. Le recours à un prestataire de services à distance et à un télésecrétariat est une bonne idée afin d’assurer la communication, du standard téléphonique à la permanence téléphonique du cabinet juridique. Chaque offre ou demande de devis doit être traitée par le télésecrétaire, c’est pourquoi son travail est une solution à long terme pour offrir un service de qualité aux clients ;
- Cabinet médical : la mission du télésecrétaire médical est de prendre les appels ainsi que de noter les demandes et les messages de chaque client. Son travail consiste à maintenir la communication entre le médecin, le personnel de santé et les patients. Il s’occupe également du standard téléphonique et de la permanence téléphonique du cabinet médical.
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