Les outils à maitriser pour une secrétaire/assistante

Les outils à maitriser pour une secrétaire/assistante

Depuis quelques années, les métiers de secrétariat ont connu une nette transformation de par l’avancé technologique. De nouveaux outils sont apparus pour réduire les contraintes de cet emploi, face à l’exécution des tâches afin d’augmenter la productivité de l’assistante. La maîtrise de ces divers outils est sans conteste un atout essentiel pour exercer parfaitement l’emploi d’assistant. Avec l’utilisation de l’ordinateur, plusieurs tâches annexes, nécessitant des outils à connaître du bout des doigts, ont vu le jour depuis, dont voici une présentation complète.

Un peu d’historique sur le métier d’assistant et ses outils de travail

Le métier de secrétaire ou assistante (ou assistant, si c’est un homme) est un des métiers qui ont toujours existé depuis la nuit des temps. Aux temps de pharaons, les scribes étaient les secrétaires et leurs tâches consistaient alors à maîtriser surtout l’écriture.

Des siècles plus tard, au 19ème, l’emploi en secrétariat, surtout accompli par des hommes, avait pour mission, la gestion de l’écriture et la gestion de son support pour le compte de celui que le secrétaire représentait.

C’est vers la fin de ce siècle, de par son invention, que la machine à écrire est devenue l’outil principal dans ce métier de secrétaire. Et en 1950, le métier à évoluer vers une approche plus généraliste des tâches qui incombe à la secrétaire. En effet, la première Guerre Mondiale a accéléré le développement du travail des femmes. C’est ainsi que les fonctions du Patron et de la secrétaire sont devenues étroitement liées. Par conséquent, la tâche de la secrétaire s’est développée en une assistance exclusive de son employeur.

L’avancée technologique a fait révolutionner le métier d’assistant. Actuellement, on assiste à la recrudescence des offres de recrutement d’une assistante virtuelle dans plusieurs entreprises. La maitrise de la bureautique devient ainsi la compétence principale demandée à un candidat.

Les outils digitaux utilisés par un assistant / secrétaire

Il est impensable de nos jours, d’entrer dans le secteur professionnel sans avoir des compétences en matière d’outils collaboratifs et de réseaux sociaux d’entreprise. Ce qui est aussi valable pour une assistante de communication ou commerciale.

  • Les missions techniques de l’assistante nécessitent une maîtrise allant des agendas partagés qui évalue le temps imparti pour les différentes activités, aux messageries instantanées, en passant par les plateformes de partage de documents en ligne comme par exemple Dropbox, Google Drive, SkyDrive ou Oodrive, pour optimiser son organisation.
  • L’Intranet et SharePoint sont également très prisés dans n’importe quelle entreprise afin de gagner du temps dans la réalisation des missions de l’assistante et d’améliorer son efficacité au sein d’une équipe. Selon les activités de son service, il existe des techniques de gestion de projet et de management appropriées.
  • Les outils de collaboration en ligne sont très utiles dans l’organisation du temps de travail en compilant certaines informations par le système de rappel.
  • Pour la gestion de projet, Trello est très pratique avec ces tableaux d’organisation et de synthèse, en plus des alertes par mail les personnes d’une même équipe.

La suite Office : le progiciel incontournable d’un assistant 

Les compétences en logiciel bureautique sont indispensables dans l’activité professionnelle de l’assistante : Word, Excel, Outlook, Powerpoint, OneNote. La secrétaire se doit de maîtriser la suite office parfaitement afin de prouver son efficacité. Avec Office, même un service administratif très délicat peut être rendu par l’assistante. Mais à la base, ce logiciel lui permet de prendre des notes, programmer des réponses mail automatique, rédiger un rapport d’activités, etc. 

Le métier de secrétariat, est un métier attirant beaucoup de personnes car il propose une réelle stabilité dans le secteur professionnel. Avec un recrutement trié sur le volet, une assistante de direction doit impérativement avoir des compétences pour utiliser les outils qui lui sont indispensables afin de démontrer son efficacité dans les activités de son service et justifier ses compétences en matière d’organisation management et de gestion de projet.

La formation qui permet d’accéder au poste d’assistant / secrétaire

Ne pouvant pas s’improviser secrétaire, qui veut, ce métier exige, en dehors des études, une polyvalence professionnelle afin de réaliser plusieurs activités au sein de chaque équipe. Indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise, le recrutement des secrétaires est devenu de plus en plus sélective. De nos jours, la secrétaire n’est plus cantonnée au grand patron mais chaque poste au sein d’une entreprise en demande l’assistance. A commencer par l’assistante de direction, ce métier s’étend à présent vers l’assistant comptable, l’assistant personnel et l’assistant administratif.

Selon ses compétences, la secrétaire se dirigera vers le poste qui lui correspond le plus et pour pouvoir se spécialiser dans un emploi précis, il existe des études et des formations de base et formations spécialisées.

  • CAP et Bac professionnel : ces études sont nécessaires pour acquérir les bases du métier et sont suffisantes pour trouver un emploi.
  • BTS, DUT : ce sont des formations administratives d’une durée de 2 ans après le Bac. Ces formations pourront assurer la compétence et la polyvalence de l’assistante de direction. 

Il existe deux formations en BTS : le BTS Support à l’action managériale et le BTS Gestion de la PME. Quant au DUT, même si c’est une formation qui ne prépare pas directement au métier d’assistante, les formations en DUT Carrières juridiques ou en DUT Gestion et Administration des entreprises, peuvent ouvrir de larges débouchés.

  • Il existe également des formations professionnelles, en plus des études, qui peuvent durer quelque mois, offrant des thématiques précis et spécialisés comme la formation Cegos.

 

Bonnie

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