Virtuel ou physique, un assistant a toujours pour principales missions d’aider son supérieur hiérarchique dans sa fonction. Le mot « assistant » est polysémique : administratif, de direction, comptable, social… Nous allons nous focaliser sur le métier d’assistant de direction dans le présent article. Elément clef de l’entreprise, le poste d’assistant ou assistante requiert un certain profil, dont des compétences et qualités particulières dans le domaine. Pour en savoir plus sur ce métier, lisez la présente fiche détaillée.
Description générale du métier d’assistant
Au sein d’une entreprise, l’assistant ou assistante de direction (ou assistant administratif), est le premier interlocuteur des collaborateurs, mais aussi de leurs partenaires extérieurs (clients, fournisseurs, etc.). C’est lui qui met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques, prend les rendez-vous, s’occupe du courrier et de l’organisation des réunions, etc.
Un des grands avantages du métier d’assistant administratif réside dans le fait que les activités sont variées, incluant la communication, la rédaction et l’encadrement du personnel. De plus, les missions d’affectation peuvent être très diversifiées, que ce soit dans la fonction publique ou dans le domaine privé.
La diversité des tâches traitées et des outils utilisés, et la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (responsable, personnel de services, clients) font des capacités d’observation et d’adaptation les qualités indispensables d’une bonne assistante de direction.
Qualités et compétences de l’assistante de direction
L’assistante de direction doit être organisée, se montrer souriante et présentable. Ce travail nécessite d’avoir un bon sens de l’écoute, de la diplomatie et des responsabilités pour s’adapter facilement à toutes les situations, bien qu’elles soient délicates et compliquées. Elle peut être amenée à avoir un contact direct avec le public et les clients, et voir ses responsabilités évoluer avec le temps.
Les entreprises attendent d’une assistante de direction de l’organisation, de la méthode, de la discrétion, une bonne présentation, mais aussi un sens aigu de l’esprit d’initiative et de l’autonomie.
L’assistante de direction doit être capable de trouver l’information, parfois confidentielle, ensuite la formuler ou la traduire afin de la traiter et la diffuser correctement.
En outre, l’assistante de direction a sous sa responsabilité la gestion administrative du personnel ainsi que la législation sociale.
Par ailleurs, l’assistant de direction doit savoir maîtriser tous les outils bureautiques : maîtriser l’outil informatique, écrire rapidement sur un clavier et connaitre sur les bouts des doigts certains logiciels (Word, Excel, Power Point, etc.). L’assistante de direction doit savoir aussi prendre des notes, faire une synthèse, rédiger tant sur papier que sur messagerie électronique.
Très important, la maîtrise de l’anglais ou d’une autre langue étrangère peut être un atout, voire être une obligation pour travailler au sein de certaines grandes entreprises.
La discrétion est aussi de mise : l’assistant de direction se voit confier de nombreux dossiers et informations confidentielles dans le cadre de son travail, à ne divulguer sous aucun prétexte. Le contexte social de ce métier est ainsi très délicat car d’une part, l’assistant devrait être très sociable, et d’autre part, il doit se montrer très discret.
Un métier de spécialisation
Tous les dirigeants d’entreprise ont besoin d’une assistante de direction, quel que soit leur secteur d’intervention : établissements publics ou privés. Également appelée « Office manager » ou « Attachée de direction », l’assistante de direction peut se spécialiser dans un domaine spécifique (domaine médical, juridique, dans les ressources humaines ou encore dans la comptabilité). Bon nombre d’entreprises sont actuellement à la recherche de nouvelles compétences pour améliorer leur domaine de travail. Certains dirigeants d’entreprise vont même jusqu’à confier la gestion du budget et le reporting d’activités à leur secrétaire de direction.
Diplômes, formations et certifications
Le métier d’assistant administratif est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, etc.), à Bac+2 (BTS) en secrétariat ou bureautique. Il est également accessible avec un BEP dans le domaine tertiaire complété par une expérience dans le secteur. Le niveau bac+2 semble être le plus apprécié des employeurs car il assure aux étudiants une bonne expertise et une grande polyvalence.
Pour le BTS, on trouve ainsi deux formations qui préparent à ce métier. A savoir le BTS Support à l’action managériale et le BTS Gestion de la PME-PMI.
Concernant les autres formations, pour devenir assistant administratif, on peut opter pour :
- DUT en gestion des entreprises et des administrations.
- Licence professionnelle Management des Organisations.
- Licence en droit ou gestion de ressources humaines.
Un complément de formation de niveau Licence en droit, gestion comptable ou Langues peut permettre d’accéder à des postes à responsabilités.
La connaissance des langues étrangères est requise, d’une part, si elles sont intrinsèquement liées au poste comme dans l’export. Dans ce cas, le niveau attendu sera élevé. D’autre part, cette connaissance est aussi requise si le poste se situe à un niveau élevé.
L’emploi d’assistante de direction étant en perpétuelle évolution, il est possible de passer une formation professionnelle afin d’acquérir de nouvelles compétences dans ces domaines. Parmi tant de formations, l’étudiant peut choisir un domaine de la liste suivante :
- Bureautique-Internet
- Multimédia-Infographie-Dessin technique
- Secrétariat-Accueil- Assistance
- Langues
- Communication orale et écrite
- Confiance et affirmation de soi (développement personnel)
- Gestion de stress, équilibre personnel et bien-être au travail
Cette dernière formation peut être bénéfique parce que le poste d’assistante de direction exige une entière disponibilité. Elle doit pouvoir répondre aux demandes de la direction à tout moment. Cela peut être parfois devenir source de stress pour la secrétaire.
Salaire d’un assistant administratif
Le salaire d’un assistant de direction peut atteindre les 2400 € par mois. Avec quelques années d’expérience et le niveau de diplôme requis, l’évolution professionnelle est tout à fait possible pour un assistant de direction au sein d’un large secteur professionnel.
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