Les emails sont des contre-productifs et l’une des sources de stress qui ont une fonction de vous aider à être plus efficace dans les actions. L’email est un courrier électronique. C’est-à-dire, un message écrit avec des outils ne ligne. La méthode d’organisation des mails la plus répandue est la lecture chronologique des messages dès qu’ils sont dans la boîte de réception. Pour optimiser l’organisation de l’email, vous ne devez pas laisser dépasser le nombre de messages non lus pour diminuer la pression. Ainsi, votre travail peut s’effectuer dans la meilleure condition. Et Pourquoi ne pas optimiser les gestions de vos emails pour éviter l’augmentation de nombre de messages non lus dans votre boîte de réception ?
Quelles sont les astuces pour optimiser la gestion de votre boîte mail ?
L’amélioration de votre productivité au travail et la réduction de votre bilan s’exerce grâce à l’organisation et l’utilisation de la boite mail. L’objectif de l’optimisation est pour que vous puissiez atteindre zéro mail non lu dans votre boîte de réception. Voici quelques astuces à essayer pour optimiser les gestions de votre mail :
Organisez la boîte mail
La surveillance manuelle de votre email peut toucher votre efficacité et votre productivité sur les différentes tâches ou sur le travail. Pour éviter le stress ou la pression provoquée par les emails non lus provenant de votre client, organisez les notifications et les informations prioritaires pour votre entreprise. C’est simple d’organiser une boîte mail. Voici quelque méthode à essayer :
- Rangez par catégorie le projet ou faire une liste y compris le contenu et les dossiers à traiter en priorité ;
- Organisez des nouveaux filtres pour labelliser automatiquement le type d’email par l’utilisation des mots-clés informés dans l’objet du mail.
Limitez le temps de lecture des emails
Il faut instaurer des créneaux en une journée pour consulter et optimiser votre email. 3 à 4 ouvertures par jour sont suffisantes pour optimiser les emails essentiels et transférer les outils qui peuvent être gérés par votre entreprise. C’est mieux de trier les messages et de les traiter par ordre de priorité, mais pas par ordre d’arrivée. Il faut que vous déterminiez les messages les plus primordiaux et qui attendent une réponse rapide. Cela doit avoir une réponse de suite en accordant le temps nécessaire pour votre action.
Limitez la transmission des fichiers lourds dans la boîte d’envoi
Que ce soit un mail professionnel ou personnel, il est possible que vous étiez déjà confronté à un problème d’envoi des dossiers lourds. L’envoi des dossiers dans l’email est limité. La taille de l’objet envoyé peut-être compressée, Mais le risque de changement de qualité est fort probable. Vous pouvez également partager un lien à votre destinataire pour qu’il puisse télécharger le contenu. Il existe quelques outils pour stocker les dossiers en ligne et de les partager via un lien. Tant que le dossier est envoyé, le destinataire recevra un email de notification avec le lien de téléchargement. Cela est limité pendant une semaine.
Comment gérer la gestion des mails ?
Faire une liste, lire et répondre les emails peut être chronophage en une journée. Recevoir un signe d’insatisfaction dans un mail et être stressé en lisant les messages dans la boîte de réception sont les pièges à éviter. Une entreprise met également une partie essentielle de son patrimoine informationnel dans les différents comptes de messagerie des clients. La messagerie vous permet de conserver les nombres considérables et ajustables d’emails. Voici quelque action à essayer pour gérer les gestions des mails :
- Consulter régulièrement la boite mail afin d’éviter les accumulations de messages ;
- Installer et effectuer la mise à jour de l’outil chaque jour pour optimiser le fonctionnement de ce dernier ;
- Conserver les emails pour que les outils d’archivage puissent être en disposition du destinataire ;
- Ne laissez pas dépasser le nombre d’emails non lu ;
- Gérer et optimiser votre boite de réception comme un véritable outil de travail ;
- Sauvegarder les dossiers pour les récupérer en cas de nécessité ;
- Limiter les mails à orthographe douteux ou un corps d’email qui demandent des informations confidentielles.
Pour conclure, les emails sont considérés comme des dossiers à part entière qui peuvent contenir des informations clés ou des notifications nécessaires à l’organisation des tâches des entreprises. Que vous soyez salarié ou gérant de votre propre boite, le fait de ne pas bien organiser les emails peut engendrer le stresse, vous menant par la suite à la manque de productivité. Pour éviter cela, l’optimisation est une étape pour gérer les mails afin de bien organiser votre projet. Au moment où vous ouvrez votre boîte de réception, identifiez le message du client qui exige une réponse immédiate. Faites une liste et classez les tâches ou le message afin de lire l’email en l’archivant dans un dossier à consulter en fonction du niveau d’urgence.
No Comment