Presque toutes les entreprises ont une adresse électronique commune qui doit-être gérée par plusieurs personnes. Ainsi, les interlocuteurs pourront écrire à une entreprise ou à un service particulier. Rencontrez-vous des problèmes sur la gestion d’une boîte mail commune ? Pourquoi ouvrir une boîte mail commune ? Comment faire pour avoir une bonne gestion d’adresse mail collaborative ?
Pourquoi avoir une boîte mail commune ?
Une boîte mail collaborative est indispensable pour les sociétés. L’adresse suivante, par exemple contact@mondomaine.com ou info@mon-domaine.fr est affichée sur les factures et le site web de la société. La pratique la plus courante, mais la moins efficace, consiste à attribuer un alias à la boîte aux lettres d’un responsable ou de créer une boîte aux lettres dédiée pour le traitement des messages et les acheminer vers les personnes concernées. Cette approche n’est pas optimale, car on ne sait pas qui a traité la requête et quand elle a été traitée. Il est aussi possible que plusieurs personnes traitent les dossiers en même temps sans le savoir. De ce fait, on a besoin de connaître si une demande a été traitée par qui et quand, de capitaliser la réponse apportée aux contacts externes, de discuter en interne de la meilleure réponse à apporter. La boîte de messagerie email classique est individuelle. Alors, pour réussir à gérer le mail d’une manière collaborative, il faut opter pour un autre moyen. Apportons dans ce prochain paragraphe les solutions pour cela.
Comment faire pour avoir une bonne gestion d’adresse mail collaborative ?
Une boîte de réception collaborative sert à consulter et à traiter les dossiers des clients par plusieurs personnes autorisées. Le manque d’organisation de celle-ci a un impact sur le travail du personnel et de la société elle-même. Afin de résoudre ce problème, voici les solutions à appliquer :
Google Groupe
Sur Google, vous pouvez le créer dans la console d’administration de G Suite. Pour ce faire :
- Utilisez l’adresse info@mondomaine.com par exemple ;
- Sélectionnez la « boîte de réception collaborative » pour le former facilement ;
- Intégrez chaque personnel nécessaire au service d’assistance ;
- Autorisez les autres personnes extérieures à l’organisation à envoyer des messages.
L’équipe du service d’assistance va recevoir les messages des clients et peut désigner un membre comme responsable des demandes.
Pour plus de précision, il s’agit d’une liste de diffusion qui livre les emails reçus aux utilisateurs enregistrés dans la liste. Il n’y a pas de frais supplémentaires pour la création de ce compte. Mais aussi, personne n’a besoin de transmettre la demande à l’équipe. Cependant, des tas de questions se posent. Les utilisateurs de l’équipe ne savent pas la position du traitement des dossiers et ils perdent du temps à rechercher des réponses en interne.
Boîte émail déléguée sur Google
On peut déléguer la boîte aux lettres info@mondomaine.com. Pour ce faire, vous devez créer un nouvel utilisateur à l’adresse émail info@mondomaine.com et déléguer ce champ aux “vrais” utilisateurs. Les deux utilisateurs pourront se connecter sur ces deux adresses et ils pourront voir quels mails ont déjà été consultés par leurs collègues afin que le même message ne soit pas traité deux fois. Cette solution nécessite un abonnement supplémentaire pour l’utilisateur.
Boîte aux lettres partagées sur Outlook
Cette technique assure l’organisation des personnes. Effet permet aussi d’envoyer et de surveiller les mails à partir d’un alias de messagerie publics tels qu’info@mondomaine.com. Pour une boîte aux lettres partagée, quand une personne de l’organisation répond à un message, la réponse semble provenir de la boîte, mais pas de la personne. L’administrateur office 365 est dans l’obligation de créer ce type de boîte et de l’ajouter en tant que membre pour utiliser une boîte aux lettres partagée. Après la création de la boîte aux lettres partagée, ajoutez une boîte aux lettres dans Outlook. Si après que l’administrateur vous a ajouté dans une boîte aux lettres partagée et que cela n’apparaît pas, fermez et redémarrez Outlook.
Sur Gmail
Actuellement, on peut aussi ouvrir Gmail pour gérer une boîte de réception commune. Voici la démarche à faire :
- Il faut se rendre dans les paramètres pour activer le partage ;
- Dans Gmail, cliquez sur la roue dentée qui se trouve à droite et sélectionnez « paramètres » ;
- Puis, dans « Comptes et importations » ; ensuite « Déléguer l’accès à votre compte » ;
- Enfin, il suffit de cliquer sur ajouter un autre compte.
C’est ici qu’on écrit l’adresse email des personnes autorisées. Les membres doivent être inscrits obligatoirement sur Gmail. Il faut confirmer l’autorisation de l’utilisateur de l’adresse à accéder au compte. Pour cela, cliquez sur « Envoyer un émail pour accorder un accès ». Pour enlever l’accès, retournez dans les paramètres, dans le même onglet et cliquez sur le bouton de suppression.
Ainsi, créer un groupe en le paramétrant en une boîte de réception collaborative est la solution pour permettre à plusieurs personnes de gérer des messages à l’aide d’une même adresse. Les personnes ayant les autorisations peuvent gérer les conversations. Cette solution permet aussi au personnel de gérer son temps de travail.
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