Le poste d’un gestionnaire d’e-mail vous tente, mais vous ne savez pas encore à quoi consiste le travail. Sachez que répondre aux courriels ne sera pas votre seule tâche si vous prétendez à ce genre de poste. Vous devez être cultivé, avoir un grand sens de l’organisation, avoir une bonne notion de la communication vous sera aussi très utile. Pourquoi faut-il avoir ces qualités ? En voici les réponses.
Quelles sont les éléments à ne pas négliger ?
Gérer la messagerie n’est pas si facile que cela en a l’air. Plusieurs qualités et aptitudes sont nécessaires pour être apte à occuper efficacement ce poste.
La discipline
Le respect de la discipline, mais également la capacité de pouvoir s’auto-discipliner est une des qualités les plus nécessaires pour être un bon gestionnaire d’email. D’autant plus qu’il s’agit des mails de votre chef d’entreprise. Mais alors, comment gérer concrètement les mails de votre patron. La vérification régulière de la boîte de réception est fondamentale et l’aptitude à faire rapidement le tri est aussi importante. Entre le temps où vous n’étiez pas au bureau, des messages importants auraient pu être reçus. Ciblez les emails qui nécessitent une réponse, selon leur degré d’importance pour l’entreprise. N’oubliez pas qu’en tant que salarié, vous devez être capable d’être votre propre manager. Résoudre les éventuels problèmes liés aux mails entrants et sortants est votre travail.
Le triage des courriels
Faire un code couleur est le moyen le plus efficace pour gérer votre travail. Cela aidera votre employeur et vous pour repérer les mails importants. Organisez vous avec votre employeur pour définir une couleur par catégorie de mail. Le rouge pour un mail important. Le jaune, violet ou bleu pour les mails moins importants. Vous pouvez aussi faire un triage pour chaque destinataire qui doit être relancé.
La classification des mails
En l’absence d’une organisation chirurgicale, il est parfois difficile de trouver un message contenant un dossier essentiel. Chaque jour, la boîte mail de votre chef d’entreprise peut être vite envahie par des centaines de mails. Consulter la messagerie afin de retrouver le dossier utile pour vous ou pour votre employeur ne sera pas facile. Pour ne pas rencontrer ce problème, classifiez les emails avec des lettres en plus des couleurs. Ainsi, chaque personne ayant le droit de consulter la messagerie aura un guide de navigation.
L’état d’esprit à adopter en tant que professionnel
Être professionnel nécessite plusieurs éléments. Premièrement, l’organisation de votre emploi du temps est obligatoire. En plus de cela, vous devez aussi informer votre patron sur son emploi du temps. Vous êtes celui qui gère le mail de votre employeur. Pour cette raison, vous êtes au courant de plusieurs choses sur l’entreprise et sur votre employeur. Les données contenues dans la boîte de réception n’est pas un secret pour vous. Votre employeur n’a pas beaucoup de temps pour consulter son mail. C’est pour ces raisons que vous devez toujours tenir votre patron informé.
Deuxièmement, si le mail que vous gérez est à la fois professionnel et personnel, il y aura sûrement des mails en dehors de votre travail. Si donner une réponse à ce genre de mail est obligatoire, vous devez alors consulter votre employeur sur les détails à envoyer vers l’interlocuteur.
Quelles sont les choses à éviter ?
Dans la gestion des mails d’une entreprise, éviter tout faux pas et toute fausse manipulation fait partie du travail de la personne responsable. En tant que gestionnaire de la boîte mail de votre patron ou de votre gérant, vous ne devez pas :
- Faire des fautes d’orthographe ;
- Ignorer un message ;
- Oublier que vous êtes dans une équipe ;
- Manquer la classification d’un objet.
Pour chaque message à envoyer, votre écrit est le représentant de la boîte vers le destinataire. Vos messages ne doivent pas contenir de fautes. Ensuite, vous devez répondre à tous les courriels qui le nécessitent. Parfois, vous devez même faire une relance à la place de votre employeur. Puis, chaque message est un objet de valeur pour votre employeur. Ne pas classer les emails équivaut à ne pas faire votre travail. Si l’email concerne la vie privée de votre employeur, mettez ce message dans la catégorie le concernant. Il est indispensable de maintenir constamment la communication entre vous et votre patron.
En conclusion, être salarié en tant que gestionnaire de mail nécessite d’être réactif, cultivé, avoir des compétences organisationnelles et relationnelles. Ces qualités sont de très grands atouts pour ce type de travail. Répondre aux courriels, organiser les rendez-vous et classifier les emails par ordre d’importance est facile si vous avez ces compétences. Des aptitudes que vous devez absolument posséder si vous souhaitez travailler en tant que gestionnaire de mails d’un gérant de société. En plus de ces qualités, il vous faudra également avoir un grand sens de la communication et de la discrétion.
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