Surveiller sa boîte de réception paraît être un vrai boulot entre examiner les spams, suivre les messages ou envoyer la réponse. Le travail des professionnels a révélé comment la gérer en dépit de la réception de plusieurs emails par semaine. Il propose un système pour pouvoir bien administrer le courrier. Ainsi, avec cet article, vous allez acquérir des astuces et des méthodes pour bien gérer votre boite mail.
Astuces pour gérer les emails
Écrire des messages ou courriels (Gmail, Outlook) est devenu une façon de communiquer populaire dans le monde du travail. On peut recevoir une dizaine de mails par minute en une journée alors, pour une gestion de courriels efficace, le mieux est de faire un classement bien distinct en se basant sur la nature de chaque mails.
Les courriels urgents
Il est impossible d’avoir zéro message ou lettres électroniques dans son inbox en une journée. On peut paramétrer la boîte de réception pour ne faire afficher en priorité que les mails importants qui nécessitent une réponse immédiate. Une personne du cabinet gouvernemental international a adopté cette nouvelle méthode de réception de messagerie après une suite de recherche. C’est l’action de nettoyage de sa boîte mail.
Répertoire d’attente pour les emails
Un expert en gestion a déclaré que créer un répertoire d’attente pour les messages fait gagner du temps. Cela évite d’être obstrué par des emails dans la boîte de réception. Contrôler les messages empêche de perdre les pièces jointes.
Les étiquettes et les sous-dossiers
Il est recommandé de produire un sous-dossier ou un système d’étiquettes. Le PDG de Maple Holistics effectue le même procédé pour gérer ses mails. Il lui faut par conséquent faire une bonne organisation des étiquettes d’emails. Cela sert à rassembler une attache messagerie influente. Les sous-dossiers sont à titre de référence. Il est plus facile de retrouver un dossier ou répertoire car cela facilite la recherche.
Les filtres de la boîte de réception
Un filtre mail gère la circulation des courriels entrants et sortants pour une entreprise ou une personne influente. Les services de filtrages mail groupent en liste les messages.
- Spam : il indique globalement les correspondances reçues non sollicitées et qui ont l’aspect d’un courrier électronique. Ils sont souvent de nature publicitaire. Le spam est aussi appelé pourriel ;
- Malware : c’est un logiciel malintentionné placé avec usurpation d’adresse IP ou la technique Spoofing ;
- Graymail : il indique les emails envoyés en grande quantité qui diffère du spam. C’est une source légitime ;
- Les liens douteux, les libellés et les virus.
Le même système d’analyse des messages est utilisé pour les emails sortants. Des fournisseurs de messagerie autorisent la mise en place des filtres de réception et la catégorisation des emails dans des dossiers ou répertoires.
Utilisation de calendrier
Il est recommandé d’associer un email qui nécessite une réponse, au calendrier en suivant une étape précise :
- Déplacez le message dans un sous-dossier ;
- Créez un rappel avec l’emplacement de la messagerie et la date de suivi ;
- Utilisez Microsoft Outlook pour permettre d’atteindre le calendrier d’Outlook ou le faire dans Gmail ;
- Cliquez « Plus » dans la barre d’outils puis sur « créer un événement ».
Gérer les courriers indésirables
Un email ou courriel est dit indésirable si le fournisseur d’accès internet le juge dangereux ou de provenance douteuse. Cependant, les mails qui proviennent de sources sûres peuvent aussi être considérés comme indésirables par le FAI. Ainsi, il faut bien connaître et savoir gérer soi-même les filtres des courriels indésirables :
- On peut approuver des destinataires et des expéditeurs pour éviter que leur mails soient considéré comme indésirable ;
- Vous pouvez aussi approuver les courriers de vos contacts ;
- Il est aussi pratique d’utiliser le filtre des courriers indésirables pour bloquer des expéditeurs ;
- Le filtre automatique de courrier indésirable étant actif par défaut, il filtre automatiquement les emails en se basant sur son expéditeur.
Suppression des messages
Deux astuces pour supprimer les e-mails.
- Pour supprimer les mails lus, entrez dans la boîte de réception et appuyez sur la case vide en haut à gauche. Cochez puis envoyez dans la corbeille ;
- Pour supprimer les e-mails indésirables venant d’un expéditeur ou d’un serveur, cliquez sur l’en-tête au-dessus des messages venant de cet expéditeur.
Suppression de son adresse email chez l’expéditeur indésirable
Lors de la réception d’un message de promotion de produits quelconque, évitez de le supprimer de suite. Le mieux c’est d’aller sur le site présenté par le courriel et de se désabonner directement sur la page.
Dans le cas où cette astuce ne marcherait pas et que vous recevez davantage de mail ou spam, voici la solution : dans la barre au dessus de l’email, appuyez sur le bouton semblable au libellé ” mail indésirable”. En procédant ainsi, les futurs courriels de ce dernier seront mis par la messagerie dans les emails et courriers indésirables.
Modèles de réponse
Vous pouvez éviter la productivité de réponses différentes pour le même type d’email, il faut les classer dans vos brouillons puis les réutiliser ou utiliser une réponse automatique.
Ajouter un compte Gmail à Outlook
Le logiciel Outlook permet de suivre la réception, le classement et l’envoi des emails.
Il est nécessaire d’entrer l’adresse du courrier pour y ajouter un compte Gmail. La fenêtre Gmail pourra être ensuite lancée par Outlook et ainsi demander le mot de passe une fois la connexion lancée. Il faut cependant entrer le mot de passe puis sélectionner pour se connecter. Vous pouvez ajouter un autre compte ou terminer, une fois qu’Outlook finit d’adjoindre votre compte Gmail.
Il suffit de s’informer pour savoir comment bien contrôler sa boîte mail. Vous pouvez procéder directement aux pratiques des conseils de filtration des courriels pour pouvoir optimiser votre boite mail.
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