Le mail est une adresse de messagerie devenu indispensable de nos jours. Le mail ou l’email est un mot anglais pour indiquer le courrier électronique qui permet la réception des messages du monde entier, du moment que la personne possède votre adresse mail. La boite mail Outlook est une adresse électronique gratuite et personnelle. Crée par Microsoft, Outlook permet de gérer un fichier et ses messages sans analyse des courriels pour des fins commerciales. Sécurisé, la fonction du fichier Outlook permet de créer divers fichiers et dossiers pour archiver vos mails. Rapide et efficace, il permet l’envoi des courriers et fichiers comme des photos et des dossiers personnels, mais également la réception instantanée d’une réponse à votre message. Le mail vous permet d’échanger des lettres avec vos proches et d’organiser vos taches et votre travail dans votre calendrier ou votre agenda. Depuis sa création, le mail ou courrier électronique reste le moyen de communication le plus courant sur internet. Pour utilisation professionnelle et personnelle, une adresse mail est gratuite. Cependant, comment gérer sa boite mail pour ne pas tout mélanger ? Au fil des lignes, trouvons des astuces pour bien organiser sa messagerie.
Diverses fonctions pour bien classer ses fichiers
Email personnalisé avec service gratuit, la messagerie par Microsoft dispose de diverses fonctionnalités pour bien gérer vos dossiers et vos mails. Créer des dossiers pour organiser son travail et ses courriers électroniques est rapide et facile. Il suffit de cliquer sur nouveau dossier puis créer un nouveau dossier. Vous pouvez renommer ce fichier pour faciliter les recherches ultérieures puis y intégrer les mails de mêmes types.
Pour la bonne gestion des mails, il est possible d’utiliser les fonctions par défaut proposé dans la boite mail. Dès la réception de votre mail, classer les messages automatiquement pour séparer les prioritaires des indésirables ou des mails non urgents. Il est également possible de séparer les messages pro et perso dès la réception des emails. Cliquez dans la colonne de gauche sur l’option boite de réception ou l’option de votre choix, pour créer un nouveau fichier.
Classer les dossiers en fonction de leur importance
Il est possible de recevoir une alerte au moment où l’on reçoit un message ou un email bien précis et classer directement dans les fichiers appropriés. Pour cela, cliquez sur créer une règle dans la partie accueil. Pour des paramètres plus avancées ou plus complexes, redirigez-vous dans les paramètres avancés.
Nettoyer la boite mail
Nettoyez régulièrement votre boite email pour rester organisé et optimiser votre productivité. Effectuez un filtrage et un tri dans les emails en utilisant simplement les options ranger, archiver et déplacer vers. Une option de règles de boite de réception est également disponible. Les règles peuvent être personnalisées. Cette option fait un tri automatique dans vos emails dès que les courriers tombent dans votre boite de réception.
Ranger les courriels (supprimer)
L’option ranger permet de supprimer rapidement les courriers indésirables de la boite de réception. Il est possible de supprimer les mails provenant d’un expéditeur particulier dans votre liste de contact dès qu’il arrive dans votre boite de réception. Il est également possible de garder uniquement les nouveaux mails ou de supprimer automatiquement les anciens mails au bout de quelques jours. Voici comment procéder :
- Sélectionnez un message de l’expéditeur dont vous préférez supprimer les mails ;
- Redirigez-vous dans la barre de menus, puis sélectionnez ranger ;
- Sélectionnez l’option qui vous convient pour gérer les emails de cet expéditeur ;
- Sélectionnez ranger pour confirmer l’action souhaitée.
L’option ranger est indisponible dans les courriers indésirables, brouillons, éléments envoyés et éléments supprimés.
Archiver et Déplacer vers
Cette commande permet de déplacer les emails particuliers vers un dossier spécifique.
Il est possible de stocker les mails dans le dossier archive qui est une fonction par défaut. Pour déplacer les mails dans l’archive, il vous suffit de :
- Sélectionner le mail à archiver ;
- Sélectionnez archiver puis archive, tout en bas de la fenêtre déroulante.
Vous avez la possibilité de récupérer un mail archivé et le remettre dans le dossier d’origine. Pour cela, sélectionner le dossier archive puis déplacer vers.
Autres idées d’organiser le mail de vos contacts
Une option « autres commandes » visible sur la barre de commande permet de marquer les messages comme lus ou non lus. Il est possible d’épingler un message en haut de la liste ou marquer un message pour des fins de suivi. Il est pratique aussi de trier les messages par date, envoyeur ou par taille.
Outlook est fourni avec microsoft office et fait partie des outils de travail indispensable actuellement. Des pops up de conseils sont proposés avec microsoft office outlook pour vous guider au fil de vos manipulations. Il vous suffit de suivre les conseils et instructions et de cliquer sur les bonnes options. Si toutefois vous n’utilisez pas microsoft office, il est possible de télécharger outlook mail à partir de la barre de recherche de google.
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