Secrétariat général

Comment assurer la gestion du temps de travail, des absences et des congés ?

Bonnie24/01/2022

Selon l’organisation de l’entreprise et le nombre de collaborateurs, les tâches pour régler ces demandes peuvent être encombrantes. Il y a plusieurs types de méthodes pour tenir le planning des employés. Certains employeurs utilisent le logiciel Excel pour enregistrer les données concernant les ressources humaines. Plus les salariés sont nombreux, plus la gestion des absences et congés est difficile. Pour être plus efficace et pour gagner du temps, l’utilisation d’un logiciel pour l’organisation de ces demandes est nécessaire. 

L’optimisation de la gestion des absences et des congés

Les congés légaux, les congés de maternité, la RTT et les absences sont des tâches supplémentaires devant-être réglées dans cette gestion des absences et des congés. Ces différents problèmes de gestion peuvent limiter la productivité, donc la croissance d’une entreprise en cas de mauvaise gestion. Mettre ces informations dans des tableaux sur le logiciel Excel est un bon moyen pour les plannings de toutes les semaines du mois. Pourtant, les copies et les saisies des noms des collaborateurs peuvent être fatigantes et peuvent prendre beaucoup de temps, sans compter les éventuelles erreurs. Afin d’éviter les problèmes de la gestion du congé et d’absence, l’utilisation d’un outil approprié est nécessaire. 

La gestion des absences

Les absences récurrentes des employés sont des facteurs qui ralentissent ou qui freinent les activités d’une entreprise. Il est évident que tous les membres du personnel de l’entreprise doivent vaquer à leur travail certains jours pour divers types de raison et de motifs. Il est dans tous les cas impératif de prévenir les responsables plusieurs jours ou des semaines à l’avance, que ce soit pour une absence à durée courte ou pour des demandes de congé pour une période prolongée. Cela est essentiel pour l’organisation des tâches et du planning de l’entreprise. En outre, chaque employé qui s’absente doit nécessairement présenter un motif justifiant son absence. 

Pour une entreprise au nombre de salariés conséquent, l’utilisation du SIRH est très utile pour un gain de temps et pour une efficacité optimale dans la gestion de toutes les informations nécessaires à la gestion des absences et des congés de tout le personnel. Cet outil facilite le processus de gestion et minimise voire élimine les risques d’erreurs dans votre gestion.

L’organisation des congés

Tous les employés d’une entreprise ont droit à un congé. Cette période de décrochage est bénéfique, à la fois à l’employé et à l’employeur. Quelle que soit la raison du congé, congé de maternité, etc. cette période doit être ressourçante pour l’employé afin qu’il puisse reprendre ensuite avec plus d’énergie et d’élan et ainsi être plus productif. 

La durée de la période de congé varie selon l’employeur. Il y a différents types de congés. 

• Le congé de maternité ; 
• Le congé payé dont tous les salariés peuvent bénéficier ; 
• Le congé sans solde où l’employeur n’accorde pas la paie pour la période d’inactivité de l’employé ; 
• Etc. 

Les différents types de congés sont encore nombreux puisqu’il y en a une douzaine, et l’utilisation du logiciel peut grandement faciliter votre travail pour la gestion de ces différents types d’absences et de congés. Toutes les demandes de congés, les absences et leurs motifs seront gérés efficacement par des outils performants. Ce qui fera gagner un temps précieux au service des ressources humaines.

Le logiciel SIRH

Les outils aidant à contourner les longs processus pour la gestion des ressources humaines évoluent de jour en jour. Les plannings de travail deviennent alors plus structurés. Ce logiciel contribue sur chaque service lié à la gestion du personnel. La réduction du temps de travail ou RTT peut être prise comme exemple. 

Définition

SIRH est l’abréviation de Système d’Information Ressources Humaines. Cet outil est l’assemblage de plusieurs logiciels aidant à gérer les tâches des ressources humaines. Il permet aussi d’automatiser les processus afin de diminuer le volume de travail. Ainsi, l’employeur ou la personne chargée de la gestion des collaborateurs gagne beaucoup de temps dans les différents plannings et organisation. L’utilisation de ce type de logiciel est un atout pour l’employeur et pour les activités de l’entreprise. 

Fonctions

Les outils qui sont intégrés dans ce système peuvent beaucoup aider les ressources humaines sur plusieurs aspects, notamment pour la gestion des absences et des congés. Il suffit d’insérer les informations et le système fait le calcul et les processus nécessaires à ces tâches. La gestion de paie peut aussi être faite par l’intermédiaire de l’un de ces outils. Le programme va analyser les données de vos salariés et calculer leurs salaires en fonction des heures de travail, la durée de congé, les absences et tout ce qui peut influencer la paie. Les conditions sociales des collaborateurs peuvent aussi être gérées par ce software. Ce domaine touche les assurances que l’employeur offre à son salarié. Les fonctions ne s’arrêtent pas là. Tout ce qui tourne autour du service des ressources humaines peut être géré par ce programme. 

La gestion du planning a pour but de gérer le temps de travail de chaque salarié et d’optimiser l’organisation des tâches dans l’entreprise. Afin d’optimiser la gestion des absences et des congés, l’utilisation d’outils adaptés est avantageux pour limiter la durée de chaque tâche du RH. La gestion de ces deux domaines contribue à la fluctuation des activités d’une société. Si ce n’est pas bien organisé, cela aura un impact sur la paie et le planning de travail de vos salariés.